テレワーク時のコミュニケーション不足はoViceで解決！クラウドオフィスサービスのoVice

最近ニュースで、「テレワークを導入したのにテレワークを取りやめる方向になっている」という内容を聞きました。テレワークを取りやめる理由は、「テレワークを利用すると社員同士のコミュニケーション不足になるから」というのです。

今回はテレワークしながら社員同士がスムーズにコミュニケーションをとることができるクラウドオフィスサービスのoViceをご紹介。テレワーク時の社員間のコミュニケーション不足を解決する方法の1つとしてご参考になればと思います。

クラウドオフィスサービスの登場

お笑い芸人の厚切りジェイソンさんが出演しているCM「Why　oVice　使わないの？」が2021年8月から関東エリアで放送されました。oVice（読み方はオヴィス）とは、oVice株式会社が提供するクラウドオフィスサービスです。

クラウドオフィスとは？

クラウドオフィスとは、Web上の仮想空間に構築されたオフィスのことです。主にインターネットにつながったパソコンの画面やスマートフォンの画面でクラウドオフィスをみることができます。その画面での表現方法はサービス提供会社によって様々ですが、多くは一般的なオフィスの間取り図のような絵になっています。その画面にログインすると、アイコンやアバターと呼ばれるカスタマイズが可能なキャラクターが現れます。その1つのキャラクターを１人の人が自由に操作する事が出来ます。キャラクターを操作する方法は、PCの場合はマウスやキーボードで、スマートフォンの場合は画面を指先で触って操作する方法の2つがあります。その他の人々も別々のパソコンやスマートフォンを使って個別に同じクラウドオフィスへログインすることができます。別々でログインすることで、それぞれ1つずつキャラクターを割り当てられ、それぞれが個別にキャラクターを操作できます。他人が操作しているキャラクターの様子は、パソコンの画面やスマートフォンの画面で同時に確認できます。自分の意思で動かしていないキャラクターが画面上に複数登場することで、実際のオフィスにいるときのように、あたかも人がいる感覚を得ることができるのが特徴です。そのほかにもキャラクター同士でチャットやビデオ会議ができる機能を備えている事が多く、テレワーク時のコミュニケーションの手段として注目されています。

クラウドオフィスは、バーチャルオフィス（バーチャル＝仮想の）と呼ぶこともあります。まだ新しいサービスということもあり、名称は各企業やメディアによっても異なります。

バーチャルオフィスという言葉は以前から存在していた言葉で、一般的にはレンタルオフィスの意味で用いられてきました。ですから、クラウドオフィスの意味でバーチャルオフィスと伝えても、正しい理解が得られないこともあるでしょう。

サービスの一般名称についてはまだ定まりがなく、日本ではクラウドオフィスまたはバーチャルオフィス、バーチャル空間など読んでいます。一方、アメリカではオンラインワークスペース（The online workspace）やオンラインオフィス(The online office)、バーチャルイベントプラットフォーム（an interactive virtual event platform）など様々な名称でサービスを示しています。

oVice（オヴィス）の魅力

私の勤めている会社は、社員10名ほどの小規模会社ですが以前はクラウドオフィスサービスのSococo（ソココ）を使っていました。Sococo（ソココ）を使い始めて約3年後に、同じくクラウドオフィスサービスのoVice（オヴィス）に乗り換えています。oVice（オヴィス）は思わず乗り換えたくなるほど、魅力的なサービスでした。

oVice（オヴィス）は、石川県七尾市にあるoVice株式会社の独自サービスです。2020年8月から提供を開始しています。

国産の独自サービスとはいっても開発者はテレワークで仕事をしており、日本はもちろん、チュニジアや韓国からも参加して開発しているそうです。

oViceの社長はどんな人？

oVice株式会社の代表取締役社長はジョン・セーヒョンさん。韓国出身です。ジョン・セーヒョンさんは高校生の時にオーストラリアへ留学していましたが、東日本大震災をきっかけに日本にきたという経歴の持ち主です。日本では大学にも進学し、大学在学中に大阪で事業を起こしています。その事業は上場会社に売却しています。

oVice株式会社の社員の国籍は、デモサイトでお名前を確認する限り多くの方が日本のようです。oVice株式会社の会社設立当初は東京都港区でしたが、現在は石川県へ移転しています。その移転理由は社長のジョン・セーヒョンさんが、人混みが苦手だからだそう。

oViceは日本語だけではなく、英語でのサービス提供も行っています。YouTubeのoVice公式チャンネルにも英語でサービス案内動画を載せています。oViceサービス紹介サイトにも英語版・韓国語版のページがあります。日本国内のみならず、世界にサービス展開を行おうとしていることがわかります。

社長のジョン・セーヒョンさんの日頃の業務は、人手が足りていないところを転々としてサポートを行っているそうです。日本のテレワークをサポートする企業として、日本で一番を目指して日々業務に当たっているそうです。

日本語の丁寧なマニュアル

oViceは国産サービスですので、説明も全て日本語（しかもわかりやすい）です。マニュアルも画像をたくさん使ってくれていて、日本人らしく丁寧な説明で好感が持てます。

oViceのサービス提供当初は、オフィス利用というより、宴会や交流会で使うことを想定していたようです。その証拠にマニュアルのイメージ画像やアイコンが砕けたコミカルな感じになっています。

私の勤める会社では、oVice利用開始当初からオフィスとして使おうとしていました。そのため、砕けたコミカルなマニュアルでoViceの初期設定を進めていると、笑ってしまう場面もありました。oViceのマニュアルページデザインについては、おそらく若い男性が独自の感性で「これはウケるかも！」と思いながら作ったのかもしれません。肝心の設定方法や使い方についての内容はしっかりいるので、許容範囲です。

oViceは雑談が始めやすい

クラウドオフィスのサービスでの一番の魅力は、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる事です。

oViceが他の会社の類似サービスより優れている点は、より雑談が始めやすい仕組みになっている点です。

アイコンから円状に一定範囲内で声が聞こえるようになっていて、アイコン同士が近づくと声が大きく聞こえ、少し離れると比例して声が小さく聞こえます。oViceを利用していると、遠くでほかの社員同士が話している声が小さく聞こえたりするので、実際にオフィスにいるような感覚に陥ります。ほかの社員同士が話しているところに、自分も参加したい場合、話を途切れさせることなくその会話に入ることができます。これは本当に画期的なアイディアです。

社員間で話かけやすくなる運用ルールをつくれば、さらにコミュニケーションがとりやすい環境を整えることが可能です。

雑談から生まれるアイディアは絶対ありますし、出社してからの気持ちの切り替えも簡単にできる気がします。

雑談から社内のかかえる問題を発見し解決へ

私が同僚との雑談から問題点を発見し解決したこともあります。

実はこのoViceというサービスも、同僚と私が雑談したから見つけることができたサービスです。そのころはまだoViceのCMが始まる2か月前の2021年6月。同僚が私に話しかけてきました。

同僚「新しくアルバイトさんが入ったんですが、現在のクラウドオフィス（当時はSococoを利用）にアカウントを追加契約する必要があるんです。手続きも毎回面倒だし。Sococoサービスはアカウント毎に年間契約3万円。いつ辞めるかわからないアルバイトさんに、アカウント契約するのはもったいない気がするんですよね。」

私「確かにそうですね。人の出入り（入退社）が頻繁にあると、このSococoサービスは割高になっちゃいますよね。このSococoを契約した2018年当時は、ほとんどクラウドオフィスサービスがなかったけれど3年経った今、もしかしたら新たなサービスができているかもしれないですよね。ちょっと調べてみますね！」

そこからネットで調べ始めたのですがなかなか、コレといったサービスがみつらず、私が家で主人になんとなく「Sococoみたいなサービスないかな？」と聞いてみました。すると「以前、会社の同僚から“このサービス面白いよ”って聞いた事がある。アイコン同士を近づけると、声が大きく聞こえるようになるんだよ。サービス名までは知らないけどね。」と主人から返事がかえってきました。

私はそのあと、「バーチャルオフィス」という検索ワードをベースに「声が聞こえる」とか「アイコン」で複数検索してoViceのサイトにたどり着く事ができました。

詳しく調べると、oViceなら社員の増減にも柔軟に対応できることがわかりました。oViceの契約はアカウント毎の契約ではなく、スペース毎の契約なので、利用人数の制限もありません。ですから、社員の入退社に合わせて自由に利用人数を増減させることができます。社員の入退社のたびに発生する手続きがなくなるということと、利用料金も大幅に削減できるという事がわかり、当時利用していたSococoから乗り換える事になりました。

雑談から問題が解決しさらに固定費削減に成功した瞬間です。

良心的なoViceの価格設定

oViceのクラウドオフィスサービスは、当時利用していた同じクラウドオフィスサービスSococoと比べると、ビックリするほど安価です。

oViceとSococoの利用価格を比較

oViceの利用価格は、スペースの広さで価格プランが選べます。そのスペース内にいくつアカウントがあっても価格はそのままというプランです。

oViceに乗り換えようか検討していた当時、利用していた別のバーチャルオフィスサービスSococoは、1アカウント（1人）あたり年間3万円（税抜）でした。私の勤める会社は社員が10人程なので年間30万円かかる計算です。

しかし、oViceは一番安い基本プランが20人程で利用できるスペースの契約で年間54,000円（年間契約だと10％ディスカウント）でした。

差額はなんと246,000円。脅威の82％削減です。

例えば社員10人で利用する場合

【Sococo料金】

1アカウント月額2,500円（税抜）年間30,000円

年間30,000円×10人＝合計300,000円

【oVice料金】

20人まで利用可能な1スペース月額5,000円（税抜）年間54,000円

【年間差額】

Sococo料金300,000円- oVice料金54,000円＝差額246,000円

SococoとoViceの基本機能はほぼ同じでしたので、サービスを乗り換える事にしたのです。

クラウドオフィスはテレワークに必要なのか？

私の勤める会社で初めてクラウドオフィスを導入したのは、2018年です。クラウドオフィスを導入して、1度サービスを乗り換えていますので２つのサービスの利用経験があることになります。

テレワークを導入する前、初めてクラウドオフィスのサービス内容を知った時「お金だしてまでいらないのでは？」と否定的な感想でした。同僚も同じことを話していたことを覚えています。コミュニケーションならスマホでの通話はもちろん、ビデオ会議ツールの「Zoom」や「Skype」などの無料ツールを利用すればいいではないかという意見です。

しかし、私の勤めるWeb制作会社の社長によって「全員、テレワークにする。コミュニケーションツールはこれにする。」と決められたので、当時の私としては、渋々でしたがテレワークの導入と共に、クラウドオフィスも導入する手続きをとることになりました。

クラウドオフィスは意外と社員に高評価だった

はじめは否定的だったクラウドオフィスでしたが、実際にクラウドオフィスを使い始めてみると、私も含め社員に高評価でした。

今、会議中か？とか、電話で取り込み中か？とか、休憩中か？とか、話しかけたい社員に対して、話しかけられる状態かどうかが常に把握できます。

私の場合、テレワークで仕事を始める前に、PCでブラウザで立ち上げて、クラウドオフィスを表示し、その表示したタブだけ独立させてパソコンの背景にし、常に社員の動きが目に入るように配置します。

自宅ではパソコンのモニターを２台使っているので、１台にクラウドオフィスを表示させて、もう一台のモニターで仕事を進めていることもあります。

クラウドオフィスが常に目に入ることで、誰か他の社員から話しかけられたりしても、誰かが近づいてきたので、話しかけられるだろうなと心後前ができて、会話もスムーズに始められます。また、スマホで電話を受けている際も、電話中の部屋に移動することで、自分が電話中であることを周りに知らせることができます。

今、どの社員同士が、どのくらいの時間打ち合わせしている、なども感覚的に可視化できるため、「打ち合わせの直後は疲れているだろうから、時間を置いて話しかけよう」など気を使うこともできます。私自身も会議のあと、同じ会議に参加していなかった同僚から「長い会議お疲れ様でした。」と労われることもあります。みなさん、クラウドオフィスでオフィスにいるときのような人感をしっかりと感じているようです。

最大の魅力は雑談

クラウドオフィスの一番の魅力は、雑談ができることです。

テレワーク中のちょっとした雑談は、チャットで済ませたりするのですが、ボリュームある内容の話をしたい時は、呼び掛けて会話をします。相手が話しかけてもいい部屋にいる場合、アイコンを近づけて通話機能を使って話しかけるのです。誰にも聞かれたくない話の時は、空いている会議室に誘って話したりもします。会話については、クラウドオフィスの場合、オフィスと同じように会話内容の記録が残らないので内緒話やまだ公表したくない話をするには便利です。

雑談は、時間をかけすぎると「業務時間に何をやっているんだ」と思われるかもしれません。しかし、雑談から生まれる仕事上のアイディアや改善策もたくさん見つかるので、あなどれません。むしろ雑談の最後は、私の場合、仕事の話に持っていくように意識しています。仕事の話で終わらせることで、雑談の罪悪感も軽減できますし、本当に仕事の話をしていた（会議していた）という事実も作れます。

クラウドオフィスを利用する際は、話しかけやすいルール作りや、雑談を許容する社風をつくる事も大切です。

クラウドオフィスを利用してから約3年、全社員が、毎日活発にクラウドオフィスを通じて積極的にコミュニケーションをとっています。仕事の話はもちろん、プライベートな話もたくさんしています。世の中で問題になっている「テレワークだから孤独」という声は、同僚からは全く聞いたことがありません。クラウドオフィスを利用しルールを作って活用すれば、そのコミュニケーション不足問題は解決できると思います。

クラウドオフィスの相次ぐ新規参入

私の勤める会社ではクラウドオフィスを1度、別のサービスに乗り換えています。乗り換えた最大の理由は価格です。新たに見つけたクラウドオフィスサービスは、もともと利用していたクラウドオフィスと機能がほとんど同じにもかかわらず、安価だった為です。

クラウドオフィス導入当初の2018年は、クラウドオフィスサービス自体があまりなく、選択肢がありませんでした。しかし現在は複数の企業、しかも日本企業がサービスを提供し始めています。必然的に価格競争も生まれていたので、比較して乗り換え、会社としては固定費を削減することができました。

クラウドオフィスサービスの新規参入の企業が増えるという事は、今後、テレワークのさらなる普及により、クラウドオフィスのニーズの高まりが期待されているといってよいでしょう。日本の企業によっては、世界に自社のクラウドオフィスサービスを提供しようと、日本語だけではなく、英語での対応をしているところもあります。「テレワークをする際にはクラウドオフィスを利用する」ということが、世界中で当たり前となるかもしれませんね。

クラウドオフィスサービスおすすすめ４選

テレワークを導入する企業にとって、社員同士が気軽にコミュニケーションをとれる環境にないことが問題になっています。そこに目を付けた企業が、次々にクラウドオフィスサービスに新規参入しています。

ここではオススメのクラウドオフィスサービス４つをご紹介します。

oVice（オヴィス）

有名タレント厚切りジェイソンさんを起用して、CM展開で躍進中のベンチャー企業が開発したクラウドオフィスサービス。

オリジナルの機能を続々と追加していて、遊び心もたっぷり。オフィス利用以外にも宴会やセミナー、オープンカレッジなどイベント開催にも使えるツールです。何より、導入しやすいところが魅力。思い立ったときに突き当たる問題全てがすぐに解決できる仕組みが整っています。

• インターネットにつながったPCさえあればすぐにデモサイトに参加できる
• デモサイトスペースでoViceの社員と直接会話ができる
• 無料トライアルが利用できる
• 無料トライアルから有料への移行もスムーズ

私はoViceデモサイトへ参加したことがありますが、初めは不安が大きかったです。「カメラで自分が映るのでは？」とか「oVice社員の方からすごく話しかけられたらどうしよう」などを考えてしまい、oViceデモサイト内のイメージがつかずためらっていました。しかしoViceデモサイトに入ってみると、不安はすぐに払拭されました。自分がデモサイト内で話しかけられたくない場合、アイコンに印をつけるよう案内がありました。例えば「初心者は緑マークを付けてください」「話しかけて欲しくない人はオレンジマークをつけてください」などです。初めてデモサイトに参加する人の不安な心理に寄り添った内容となっていて、感動しました。

【oVice公式サイト】https://ovice.in/ja/

Sococo（ソココ）

Sococoサービスを代理店として提供しているテレワークマネジメント株式会社は、日本でのクラウドオフィスサービスの普及活動の先駆け的存在です。日本政府が働き方改革でテレワークを推奨した頃から、企業に対してテレワーク移行のコンサルティングを行なっています。

クラウドオフィスサービスのSococo（ソココ）は、アメリカ合州国カリフォルニア州の会社によるサービスですが、日本での代理店販売をテレワークマネジメント株式会社が行なっています。

【日本代理店】https://www.telework-management.co.jp/

【本店】https://www.sococo.com/

RISA（リサ）

クラウドオフィスサービスのRISAは、国内主要メディアで複数の紹介実績がある国産サービスです。オフィスの仕様は３Dビジュアルで200８年をピークに流行したセカンドライフ（インターネット最大の3D仮想世界）を思い出させます。

利用開始前からマニュアルをサイトで閲覧することができるので、使い勝手が事前にわかりやすく、導入に迷っている人には有益な情報になっていると思います。

ワールドと呼ばれるスペースをアバターで自由に移動するので、ゲーム好きな方にとってはすごく入りやすいサービスです。

ただ、２Dのクラウドオフィスを利用している筆者からすると、少し不満が残ります。3Dはスペース内の移動をする際、アバターをしばらく歩かせる必要があるので、移動に時間がかかってしまうという欠点があるように見えます。（ショートカットで部屋から部屋へ移動ができるのかもしれません）

RISA にはその他のクラウドオフィスサービスと同様に、PC画面共有や音声会議、チャット機能もあります。ビデオ会議はできないようです。そこはゲーム感覚から現実に引き戻さない工夫なのかもしれません。

価格帯もスペース（ワールド）単位で月額24,000円からあります。５０人まで利用できるスペース（ワールド）です。１週間のトライアル利用も可能です。

【公式サイト】https://www.risa.ne.jp/

rimo（リモ）

ソフトウェアのクチコミサイトG２で高評価のクラウドオフィスサービスrimo。

rimoは、アメリカ合衆国の会社がサービスを提供していて現在、英語と日本語の両方に対応しています。

rimoはoViceと類似しています。２Dでアイコンを動かして移動するタイプで、コミュニケーションもビデオ動画、チャット機能、音声会議機能など、基本的なコミュニケーション機能が付いています。

rimoの特徴は、50人までのゲスト利用なら無料で使えるということです。小規模の会社にはとてもありがたいサービスです。

無料プランから有料プランへもアップデートも可能です。

【rimo公式サイト】https://jp.remo.co/

テレワーク時のコミュニケーション不足問題はクラウドオフィスサービスで解決

これまでのWeb会議システムは、ZoomやTeamsなどが有名です。しかし、どれも利用前にお互いで連絡を取り合い予定を組まなくてはならないため、気軽に雑談が始められるようなサービスとはいいがたいです。

クラウドオフィスなら、話したい相手が今、何をしているのか？誰と話しているのか？休憩中なのか？が一目でわかるので、オフィスにいるときのように、気軽にそしてスムーズに会話を始める事が出来ます。

クラウドオフィスの運用ルールにもよりますが、社長や上長にとっては社員の動きを堅苦しくなく、ほどよく観察することができます。さらにクラウドオフィス内での雑談も許容する環境を整えることで、ストレスもある程度貯まりにくく、雇用の継続も見込めます。

oViceも含めたクラウドオフィスサービスはまだ認知度が低く、導入している企業も多くはありません。しかし、これからテレワーク制度を継続的に取り入れようという企業の中で、社員間のコミュニケーション不足が問題となるなら、ぜひおすすめしたいサービスです。