年間27万円固定費削減！クラウドオフィスをSococoからoViceへ乗り換え

2021年12月12日2021年12月15日

クラウドオフィスの固定費を6分の1に削減

クラウドオフィスサービスを提供しているoVice（オヴィス）。oViceはテレワークをする会社の社員同士が、スムーズにコニュニケーションが取れるWeb上のツールで、インターネットに繋がっていれば、会話やチャット、ビデオ会議、PC画面共有ができる有料のサービスです。

oViceの前は類似サービスのSococoというバーチャルオフィスサービスを利用していました。比較すると、1/6の固定費削減になったんです。

テレワークとは？

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、アメリカで1973年に、NASA のプロジェクトに参画していたエンジニアのジャック・ニールズ（Jack Nilles）が考えたとされています。

クラウドオフィスとは？

クラウドオフィスとは、Web上の仮想空間に構築されたオフィスのことです。複数の人で同時にWeb上の仮想空間オフィスを利用することで、実際のオフィスにいるときのように、あたかも人がいる感覚を得ることができるのが特長です。チャットやビデオ会議ができる機能を備えている事が多く、テレワーク時の社員同士のコミュニケーションの手段として注目されている新しいサービスです。

oViceとは？

oViceとは、2020年8月からオヴィス株式会社によって販売・提供されているクラウドオフィスサービスです。関東エリアでは有名タレントを起用したテレビCMを流すなどして、一気に知名度を上げています。

Sococoとは？

Sococoとは、アメリカの企業が開発したクラウドオフィスサービスの一つです。日本ではテレワークマネジメント株式会社が代理店として販売しています。操作もシンプルで使いやすいのが特長です。

今回は、実際に企業としてoViceを利用させてもらい、実際に支払った金額を公開します。

初月は無料！oViceはお試し期間たっぷり

私の勤める会社でoVice（オヴィス）を導入しようと検討に入ったのは、2021年6月でした。

その当時はoViceでキャンペーンを行なっていたため、その月は最長１ヶ月無料でした。通常のお試し期間は２週間。その期間は無料で試せるのでとても魅力的なキャンペーンです。

まず、私と同僚２人でoViceのデモサイトに入って、直感的に操作できるかどうかを試してみたのち、お試しを申し込むことにしました。

oViceの申し込み方法

oVice公式サイトのフォームから申し込みを行います。申し込んだメールアドレスにお試し用のスペースに入るためのリンクが配信されます。そこから、oViceの登録を進めます。

登録すると4日間にわたり、毎日oViceの使い方を初歩からレクチャーする下記のタイトルメールが届きます。

1日目 [oVice] スペースをカスタマイズしてみよう！
2日目 [oVice] スペースにメンバーを呼ぶ準備をしよう!
3日目 [oVice] より良いスペース運営の為の事例やポイントのご紹介
4日目 [oVice] スペースにメンバーを招待しよう！

メールの手順に沿って設定するのも良いですが、マニュアルも配信されるので、そのマニュアルに沿って進めれば、すぐにお試しのスペースを活用できるようになります。

セキュリティ関連の設定がしっかりできる

セキュリティ関連の設定はしっかりしている印象です。ただし少し難しくて、設定に手間取りました。誰でも入れるオープンなスペースにするか、限られた人にしか公開しないクローズのスペースにするかを設定できるのですが、そこからもさらに細かい設定があります。

のちに設定がうまくいってなかったため、一部社員がスペースに入場できないというトラブルが発生しました。

マニュアルを確認してもよくわからなかったので、oViceデモサイトに入場して解決方法を伺うことにしました。oVice社員の方に状況を説明すると、すぐに理解してくださりそのまま設定画面を操作しながら指示してもらうことで、すぐに解決に至りました。

このスピード感はものすごく魅力的です。

お試し期間とはいえ、有料と同じ条件でサービスを利用できます。ですから、oVice社員さんへの質問も自由にできますし、そのスペースが有料に切り替わった時もそのまま利用することができます。

oViceの利用料はSococoの6分の1

社内ではoViceを知る以前から、類似サービスのSococoを使っていました。そのサービスと比較をしています。

社内でのoViceに対する所見

oViceに乗り変えた場合のメリット

年間の支払総額がsococo（年間33万円）の1/6になる
契約期間が選べ、中途解約ができる
音声会話の時間制限がない

またsococoの契約更新が近くなっており、解約には1か月以上前には連絡する必要があるので、7月からoViceを契約すればスムーズに移行することできます。

7月中に解約予告　１ユーザー
8月中に解約予告　10ユーザー

社内で実際にチャットや音声会話などテストしていますが、機能に問題はみられません。操作は慣れが必要かと思いますが、個人的には音声会話はoViceのほうが良く聞こえます。背景については既存のものを使っているため見苦しい点はありますが、会社に必要な内容で画像をJPEGアップロードすれば変更できます。

oViceを無料から有料へ採用が決定

お試し期間は私の勤める会社の場合、19日間ありましたが、一部の社員でスペースを試しながら14日ではある程度、設定も完了し社内稟議も通ったため、有料で申し込みを行う意思をoVice側へメールして伝えました。

有料申し込み（契約）の流れ

申し込み内容決定
・お部屋の大きさ：50/200/500
・プラン選択：3ヶ月/6ヶ月（5％OFF）/12ヶ月（10%OFF）　※最低契約月数は3ヶ月です
↓（1営業日）
お見積もり書発行
↓
利用開始日決定
↓（1営業日）
クラウドサイン送付
↓
クラウドサイン締結
↓（1営業日）
スペース引渡し　　※トライアルが終了となりスペースがすでに閉鎖された場合
請求書発行　　※お支払い期限は発効日を起算日として翌月末です。

初回は３ヶ月16,500円で契約

初回はさらに様子をみるため３ヶ月で契約しました。３ヶ月の場合、割引は適応しません。

Basicプランサービス利用料：5,000×3 ヶ月＝15,000 消費税10％を足すと16,500円の請求です。

支払い方法は銀行振込のみでした。振込手数料は支払い者側が負担することになっています。

6月に請求書の発行を受けたので、支払い期日は翌月末の7月31日でした。

まだ支払いが済んでいない7月１日からでもサービス自体は有料で提供されるので、良心的です。

規約に記載の保証稼働率に驚く

契約をする際に、規約があるのですが、そこには保証稼働率についてという記載がありました。

簡単にいうと、何らかのトラブルで有料契約したスペースが利用できなかった場合、サービスクレジットという制度で翌月以降に割引が受けられるというものでした。

以前利用していたSococoというサービスにはこのような規約がなかった（正しくは見つけられなかったのかもしれません）と記憶しているので、サービスに対して誠意を感じる内容でした。

保証稼働率について
当社は、毎月の請求期間における月間利用可能時間割合(以下に定義します)が、99.87%以上(以下「保証稼働率」といいま
す。)となるように最大限の努力を行います。本サービスの月間利用可能時間割合が保証稼働率を満たさない場合には、契約
者は以下に定めるサービスクレジットを受領することができます。

さらに12ヶ月54,000円で契約更新

３ヶ月の契約が終了する３週間前に、oViceの担当者さんへメールを送り、自動更新のタイミングで12ヶ月契約に変更して欲しい旨の連絡をしました。

するともう一度、フォーマットに沿った内容のメールが欲しいということで、書きのフォーマットに入力して再送しました。

ご利用内容の変更につき、クラウドサインにて巻き直しが必要でございます。
確認のため下記フォームにご希望の内容を記入いただき返信いただきたく存じます。

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スペースURL：
スペースサイズ：50/200/500
利用開始日：
利用期間（単発の場合）：1週間/1ヶ月（ご選択ください）
利用期間（継続の場合）：3ヶ月/６ヶ月（5%OFF）/12ヶ月（10％OFF）（ご選択ください）
ご契約者様名：（ご入力ください）
ご契約者様会社名（部署名）：（ご入力ください）
ご契約者様メールアドレス：（ご入力ください）
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お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。